Das Werkstoffzeugnis aus Korea passt nicht zur Bestellspezifikation — was jetzt zählt
Die Lieferung ist da, das Werkstoffzeugnis liegt bei — und es passt nicht zur Bestellspezifikation. Eine andere Norm, eine andere Sorte, oder eine Kennzeichnung, die Ihre Wareneingangsprüfung nicht kennt. Die Ware steht, die Baustelle wartet, und die erste Frage ist nicht, wer schuld ist, sondern ob das Material verwendbar ist.
Vier Arten von Abweichung, mit sehr unterschiedlichem Gewicht
Bevor irgendetwas eskaliert, ist zu klären, worin die Abweichung besteht. Die Fälle sehen ähnlich aus und sind es nicht.
Erstens: Andere Bezeichnung, gleiches Material. Die Sorte ist nach einer anderen Norm benannt, chemisch und mechanisch aber identisch oder eng vergleichbar. Zweitens: Anderer Zeugnistyp. Der Inhalt stimmt, aber die Bescheinigungsart ist eine andere als gefordert.
Drittens: Fehlende Zuordnung. Das Zeugnis ist in Ordnung, lässt sich aber nicht eindeutig dem gelieferten Stück zuordnen. Viertens: Tatsächlich anderes Material. Nur dieser Fall ist eine echte Nichtkonformität — die anderen drei sind Dokumentations- oder Nachweisfragen.
Normenäquivalenz ist keine Gleichheit
Vergleichstabellen zwischen KS, ASTM, EN und JIS sind verbreitet und nützlich, aber sie sind Orientierung, keine Freigabe.
Zwei als äquivalent geführte Sorten können sich in den Grenzwerten einzelner Begleitelemente, in den geforderten Prüfungen oder in der Lieferbedingung unterscheiden. Für die meisten Anwendungen ist das ohne Folge; für Anwendungen mit Zähigkeitsanforderung bei tiefer Temperatur, mit Korrosionsbeanspruchung oder unter einem Regelwerk kann es entscheidend sein.
Die belastbare Prüfung ist deshalb nicht "steht es in der Tabelle", sondern: Erfüllen die im Zeugnis ausgewiesenen Werte die Anforderungen Ihrer Spezifikation? Diese Frage lässt sich an den Zahlen beantworten, und die Antwort ist dokumentierbar.
Was sofort zu prüfen ist
Bevor die Ware weiterverarbeitet oder eingebaut wird, sind einige Punkte in wenigen Minuten geklärt.
| Prüfung | Warum |
|---|---|
| Sorte und Norm mit Ausgabestand | Grundlage jeder weiteren Bewertung |
| Werte gegen die Spezifikation | Vorhandensein genügt nicht, Einhaltung zählt |
| Schmelzen-/Chargennummer am Teil | Zuordnung zum gelieferten Stück |
| Ausstellende Stelle | Wer bescheinigt, entscheidet über den Zeugnistyp |
| Datumsfolge | Zeugnis vor Fertigung, Fertigung vor Versand |
Die Zuordnung scheitert am häufigsten. Ein Zeugnis ohne am Teil vorhandene Kennzeichnung ist ein Dokument über irgendein Material. Wo die Markierung durch Bearbeitung entfällt, muss die Übertragung geregelt gewesen sein — was sie meist nicht war, wenn es in der Bestellung nicht stand.
Die Reihenfolge der Klärung
Die naheliegende Reaktion ist eine Reklamation. Sinnvoller ist, zuerst zu verstehen, was vorliegt.
Fragen Sie beim Hersteller nach, warum dieses Zeugnis ausgestellt wurde. Häufig ist die Antwort banal: Das Material stammt aus einem Lager mit anderer Normbezeichnung, der Vorlieferant stellt grundsätzlich nach einer bestimmten Norm aus, oder die geforderte Bescheinigungsart wurde im Auftrag nicht erkannt.
Aus der Antwort folgt der Weg. Ist es eine Bezeichnungsfrage, genügt eine Bestätigung mit Werteabgleich. Ist es eine Zuordnungsfrage, hilft eine Kennzeichnung nachträglich nur begrenzt. Ist es der Zeugnistyp, ist zu klären, ob eine Nachprüfung möglich ist — und nur wenn das Material tatsächlich abweicht, geht es um Ersatz.
Wenn ein Regelwerk dahintersteht
Kommt die Anforderung aus einem Regelwerk oder aus der Spezifikation eines Endkunden, ist der Spielraum kleiner, und das ist vorab zu klären, nicht im Gespräch mit dem Lieferanten.
Ein Bauteil, das unter einem Druckgeräte-Regelwerk gefertigt wird, unterliegt Anforderungen an die Werkstoffbescheinigung, die nicht durch Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer geändert werden. Ebenso wenig können Sie eine Anforderung aufweichen, die Ihr eigener Kunde Ihnen auferlegt hat.
Deshalb lautet die erste interne Frage: Ist das unsere Anforderung oder eine fremde? Bei der eigenen können Sie entscheiden. Bei der fremden können Sie nur nachweisen oder zurückweisen.
Prüfung am gelieferten Teil
Lässt sich die Herkunft nicht klären, bleibt die Untersuchung des Materials selbst. Eine Analyse der chemischen Zusammensetzung und, wo nötig, mechanische Prüfungen schaffen belastbare Werte.
Zwei Einschränkungen sind einzukalkulieren. Mechanische Prüfungen sind meist zerstörend, was bei kleinen Stückzahlen ein zusätzliches Teil erfordert. Und die Kosten können den Materialwert übersteigen — dann ist die Ersatzbeschaffung die günstigere Entscheidung.
Wird geprüft, gehört das Ergebnis zur Dokumentation der Anlage, zusammen mit dem Vermerk, warum geprüft wurde. Ein Prüfbericht ohne diesen Zusammenhang wirft später dieselbe Frage erneut auf.
Die Entscheidung schriftlich festhalten
Entscheiden Sie, das Material trotz abweichender Bescheinigung zu verwenden, ist das legitim — solange die Entscheidung nachvollziehbar bleibt.
Notwendig sind vier Angaben: was gefordert war, was geliefert wurde, auf welcher Grundlage die Verwendung als zulässig beurteilt wurde, und wer diese Beurteilung getroffen hat. Das ist eine halbe Seite.
Ohne diese halbe Seite steht bei einer späteren Prüfung ein Zeugnis im Ordner, das nicht zur Spezifikation passt, und niemand kann erklären, warum das in Ordnung war. Die Person, die es damals beurteilt hat, ist dann meist nicht mehr greifbar.
Was in die nächste Bestellung gehört
Fast alle diese Fälle entstehen aus einer Lücke im Bestelltext, und die Lücke ist immer dieselbe Handvoll Zeilen.
Nennen Sie Sorte, Norm und Ausgabestand, den geforderten Bescheinigungstyp und ob ein gleichwertiges Format akzeptiert wird, die Kennzeichnung der Schmelzennummer am Teil, den Zeitpunkt der Übergabe der Dokumente, und für kritische Positionen den Hinweis, dass Materialsubstitution der vorherigen Zustimmung bedarf.
Die letzte Zeile ist die wirksamste. Ohne sie trifft der Hersteller die Substitutionsentscheidung allein und in gutem Glauben; mit ihr kommt die Frage vor der Fertigung zu Ihnen, wo sie beantwortbar ist.
Alles gleich zu behandeln heißt, nichts zu prüfen
Die naheliegende Lehre aus einem solchen Fall ist, künftig überall den höchsten Zeugnistyp zu fordern. Das kann die Lage verschlechtern.
Eine Anforderung, die für jede Position gilt — auch für Normteile, Zukaufkomponenten und unkritische Bauteile —, wird irgendwann pauschal abgehakt statt geprüft. Sie erzeugt Kosten und Termindruck an Stellen ohne Nutzen, und sie verliert ihre Signalwirkung dort, wo sie gebraucht wird. Manche Lieferanten bieten dann gar nicht mehr an, was die Auswahl verkleinert.
Tragfähiger ist eine Abstufung: Für die wenigen Positionen, bei denen Werkstoffversagen Folgen hat, der strenge Nachweis mit Zuordnung und gegebenenfalls unabhängiger Bestätigung. Für den Rest die einfache Bescheinigung. Wer dagegen alles gleich behandelt, prüft am Ende nichts richtig — die Prüfung wird zur Formalie, und die Position, auf die es angekommen wäre, geht darin unter. Wenn Sie den Fall mit Bestelltext und Zeugnis vorliegen haben, sehen wir uns an, in welche der vier Kategorien er fällt — Beschaffungsgespräch. Wie derselbe Punkt in der Ausschreibung aussieht, steht unter Dokumentenpaket.