Lieferantenaudit in Südkorea: Checkliste für den Werksbesuch

Ein Werksbesuch in Korea kostet zwei Reisetage und einen Tag vor Ort. Was daraus wird, entscheidet sich vorher: Wer ohne vorbereitete Fragen anreist, bekommt eine Führung durch die Halle und eine Präsentation — beides freundlich und beides ohne Aussagekraft für die Frage, ob dieser Hersteller Ihre Position fertigen kann.

Klären Sie, wonach Sie suchen

Ein Audit hat einen Zweck, und der bestimmt den Inhalt. Drei Zwecke kommen in Frage, und sie führen zu unterschiedlichen Tagen.

Die Erstbewertung prüft, ob ein neuer Lieferant grundsätzlich in Frage kommt. Das positionsbezogene Audit prüft, ob er genau dieses Bauteil fertigen kann. Das Folgeaudit prüft, ob vereinbarte Maßnahmen umgesetzt wurden.

Der häufigste Fehler ist, alle drei in einem Tag unterzubringen. Das Ergebnis ist ein oberflächlicher Durchgang, bei dem die eine Frage, auf die es ankam, nicht gestellt wurde.

Was vorher angefordert wird

Unterlagen, die Sie vor Ort zum ersten Mal sehen, können Sie vor Ort nicht bewerten. Fordern Sie sie vorher an und lesen Sie sie im Flugzeug.

Die Liste der Unterlieferanten ist die aufschlussreichste. Bei vielen Herstellern liegen die kritischen Schritte — Guss, Schmieden, Wärmebehandlung, Beschichtung — außer Haus. Ein Audit, das nur die eigene Halle betrachtet, sieht dann den unkritischen Teil.

Die Ankündigung gehört ebenfalls zur Vorbereitung. Ein angekündigtes Audit zeigt den Betrieb in vorbereitetem Zustand — das ist nicht wertlos, denn wer sich nicht vorbereiten kann, zeigt das auch. Ein unangekündigter Besuch zeigt den Alltag, ist aber bei einem Erstkontakt unüblich und wird als Misstrauen gelesen. Für die Erstbewertung ist die Ankündigung der richtige Weg; für ein Folgeaudit nach einem Qualitätsproblem kann ein kurzfristiger Termin sinnvoller sein.

Der Rundgang ist eine Datenquelle

Eine Werksbesichtigung wird oft als Höflichkeit behandelt. Sie liefert Informationen, wenn man weiß, worauf man achtet.

Aussagekräftig sind: der Zustand der Maschinen und ihre Auslastung, die Ordnung an den Arbeitsplätzen, wie Material gekennzeichnet und getrennt gelagert wird, ob gesperrte Ware einen definierten Platz hat, und ob Prüfmittel dort liegen, wo geprüft wird.

Besonders aussagekräftig ist der Umgang mit fehlerhafter Ware. Ein Betrieb, der einen gekennzeichneten Sperrbereich hat und ihn benutzt, hat einen Prozess. Einer, bei dem auffälliges Material neben gutem steht, hat keinen — unabhängig davon, welche Zertifikate an der Wand hängen.

Rückverfolgbarkeit an einem Beispiel prüfen

Die wirksamste Einzelprüfung dauert zwanzig Minuten: Nehmen Sie ein konkretes Teil und verfolgen Sie es rückwärts.

Von der Fertigware zur Charge, von der Charge zum Werkstoffzeugnis, vom Zeugnis zum Wareneingang, und vorwärts zu den Prüfaufzeichnungen und zum Lieferschein. Wählen Sie das Teil selbst, nicht der Gastgeber.

Was Sie sehen, ist nicht die Dokumentation, sondern ob das System funktioniert. Wenn die Kette an einer Stelle reißt — die Chargennummer ist auf dem Teil nicht mehr lesbar, das Zeugnis ist nicht zuzuordnen —, dann reißt sie bei Ihrer Bestellung genauso.

Fragen, die weiterführen

Fragen, die mit ja beantwortet werden können, liefern nichts. Fragen nach einem konkreten Vorgang liefern viel.

Statt "haben Sie ein Reklamationsverfahren" besser: "zeigen Sie mir die letzte Reklamation und was daraus wurde". Statt "prüfen Sie die Maße" besser: "wer misst, womit, und was passiert bei einem Grenzwert".

Die Antworten auf solche Fragen lassen sich nicht vorbereiten. Und sie zeigen, ob ein Verfahren gelebt wird oder nur beschrieben ist — was der eigentliche Gegenstand eines Audits ist.

Sprache und Gesprächspartner

Die kaufmännische Ebene spricht Englisch. Die Menschen, die die Fragen oben beantworten können, nicht unbedingt.

Ein Audit, das ausschließlich mit der Vertriebsseite geführt wird, bleibt an der Oberfläche. Bitten Sie vorab darum, mit der Qualitätsleitung und mit der Fertigungsleitung zu sprechen, und planen Sie Zeit für Übersetzung ein.

Ein eigener Dolmetscher hat einen Vorteil gegenüber dem des Gastgebers: Nebengespräche und Zwischentöne erreichen Sie. Das ist kein Misstrauen, sondern eine Frage der Informationsdichte.

Die Auslastung des Betriebs lohnt eine eigene Frage. Ein Hersteller, dessen Hallen leer stehen, hat Kapazität und möglicherweise ein Problem; einer, der voll ausgelastet ist, liefert Ihre Position in der Reihenfolge seiner übrigen Aufträge. Beides ist relevant für die Frage, welchen Rang ein kleiner Auftrag bei diesem Hersteller haben wird — und diese Frage entscheidet später über Termine.

Das Ergebnis festhalten

Ein Audit ohne schriftliches Ergebnis ist ein Besuch. Der Bericht entsteht am besten noch vor der Rückreise, solange die Eindrücke frisch sind.

Hinein gehören: was geprüft wurde, was in Ordnung war, welche Abweichungen festgestellt wurden, welche Maßnahmen vereinbart sind, mit wem und bis wann. Und die Gesamtaussage — freigegeben, freigegeben mit Auflagen, oder nicht freigegeben.

Die Maßnahmenliste braucht Termine und Namen. Ohne beides ist sie eine Absichtserklärung, und das Folgeaudit beginnt mit der Frage, was eigentlich vereinbart war.

Was ein Audit nicht leistet

Ein Werksbesuch zeigt einen Tag. Er zeigt nicht, wie der Betrieb unter Termindruck arbeitet, wie er auf einen Engpass reagiert, oder wie die Auslastung in sechs Monaten aussieht.

Deshalb ersetzt er die laufende Überwachung nicht. Die eigentliche Bewertung eines Lieferanten entsteht aus Liefertreue, Reklamationsquote und dem Verhalten bei Abweichungen — über Jahre.

Der Wert des Audits liegt woanders: Es klärt, ob die Voraussetzungen vorhanden sind, und es schafft persönliche Kontakte zu den Menschen, die später am Telefon sind. Der zweite Punkt wird unterschätzt und ist häufig der bleibende.

Die Zeile, die in Auditberichten fast immer fehlt

Sehen Sie sich einen abgelegten Auditbericht an, und mit hoher Wahrscheinlichkeit ist eine Angabe nicht enthalten: der Umfang — was ausdrücklich nicht geprüft wurde.

Berichte listen Befunde. Sie sagen selten, dass die Wärmebehandlung beim Unterlieferanten nicht besucht wurde, dass die Schweißaufsicht abwesend war, oder dass die Prüfmittelkalibrierung nur stichprobenhaft gesehen wurde. Der Bericht liest sich dann wie eine vollständige Bewertung und ist eine teilweise.

Wer später auf diesen Bericht zurückgreift — bei einem Qualitätsproblem, bei einer internen Prüfung, bei der Entscheidung über eine größere Position — behandelt ihn als Nachweis für mehr, als er gesehen hat. Eine Zeile "nicht im Umfang: …" kostet zwei Minuten und macht den Unterschied zwischen einem Beleg und einer Fehlannahme. Wenn Sie einen Werksbesuch vorbereiten, sehen wir uns an, welche Fragen für Ihre Warengruppe die tragenden sind — Beschaffungsgespräch. Zur Prüfung der Fertigung selbst siehe NDT-Prüfungen.