Der Wareneingang stimmt nicht mit der Packliste — die Prüfschritte vor der Reklamation

Der Container ist entladen, die Packliste liegt vor, und die Zählung stimmt nicht. Zwei Kisten fehlen, oder eine Position hat eine andere Menge als angegeben. Bevor eine Reklamation geschrieben wird, lohnt eine halbe Stunde Prüfung — weil ein erheblicher Teil dieser Fälle keine Fehlmenge ist, sondern eine Zuordnung.

Drei Fälle, die gleich aussehen

Ein Wareneingang, der nicht aufgeht, hat in der Regel eine von drei Ursachen, und sie erfordern völlig unterschiedliche Schritte.

Der erste Fall ist eine Zuordnungsdifferenz: Alles ist da, aber anders gepackt oder anders bezeichnet als in der Liste. Der zweite ist eine Teillieferung, die als solche geplant war und deren Dokumentation das nicht deutlich macht. Der dritte ist ein tatsächlicher Fehlbestand — die Ware wurde nie verladen, ging unterwegs verloren oder wurde entnommen.

Nur der dritte ist ein Schadensfall. Die ersten beiden sind Verwaltungsvorgänge, und sie als Reklamation zu behandeln kostet Zeit und beschädigt die Arbeitsbeziehung ohne Anlass.

Eine vierte Variante kommt bei Sammelsendungen hinzu: Die Ware ist vollständig, aber auf zwei Frachtbriefe verteilt, von denen einer später eintrifft. Der Wareneingang bucht gegen die Bestellung und sieht eine Unterdeckung, obwohl nichts fehlt. Ein Blick auf die Sendungsnummern klärt das in einer Minute — vorausgesetzt, jemand schaut dort hin, bevor die Meldung geschrieben wird.

Dokumente zuerst, nicht die Ware

Bevor Kisten geöffnet werden, werden die Papiere nebeneinandergelegt: Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung, Packliste und Frachtpapier.

Die zweite Zeile klärt die meisten Fälle. Stimmt die Packliste nicht mit der Auftragsbestätigung überein, ist die Differenz beim Versand entstanden. Stimmen beide überein und fehlt trotzdem etwas, liegt es am Transport oder am Zählen.

Gewicht ist der schnellste Test

Kolli-Zahl und Gesamtgewicht stehen im Frachtpapier und wurden bei Übernahme durch den Frachtführer erfasst. Das ist ein unabhängiger Datenpunkt.

Stimmt das Gewicht bei Ankunft mit dem Versandgewicht überein, war die Sendung beim Transport vollständig — die Differenz liegt dann vor dem Verladen oder in der Zählung bei Ihnen. Weicht es ab, ist der Transportweg zu prüfen.

Dieser Abgleich dauert Minuten und grenzt die Ursache sofort ein. Er setzt allerdings voraus, dass Sie wiegen, bevor Sie auspacken — danach ist die Information nicht mehr zu bekommen.

Bei Anlagenlieferungen mit vielen Kolli lohnt sich eine Prüfung in zwei Stufen. Zuerst wird auf Kolli-Ebene gezählt und auf äußere Beschädigung gesichtet, damit Fristen gewahrt sind; die Detailzählung folgt beim Auspacken am Montageort, oft Wochen später. Diese Trennung sollte im Wareneingangsverfahren stehen, sonst wird entweder zu früh alles geöffnet oder zu spät überhaupt geprüft.

Wo Kleinteile verschwinden

Fehlende Kleinteile sind selten wirklich weg. Die üblichen Fundorte wiederholen sich.

Beigepackt in einer anderen Kiste, ohne dass es in der Liste steht. In einem Beutel, der an einem Aggregat befestigt ist. Bereits montiert, obwohl separat gelistet. Oder in der Verpackung selbst — unter einer Zwischenlage, zwischen Kantenschutz, im Hohlraum eines Rahmens.

Deshalb gehört zur Prüfung, dass Verpackungsmaterial nicht entsorgt wird, bevor die Zählung abgeschlossen ist. Ein erheblicher Anteil der Meldungen über fehlende Teile löst sich auf, wenn der Container noch nicht geleert wurde.

Was fotografiert werden muss

Wenn nach der Prüfung eine Differenz bleibt, entscheidet die Dokumentation über den weiteren Verlauf. Später ist sie nicht nachzuholen.

Erforderlich sind: der Container mit Siegelnummer vor dem Öffnen, die Ladung im geschlossenen Zustand, die betroffene Kiste außen mit Kennzeichnung, ihr Innenraum nach dem Öffnen, und die Stelle, an der die fehlende Position liegen sollte.

Die Siegelnummer ist der wichtigste Punkt und der am häufigsten versäumte. Stimmt sie mit dem Frachtpapier überein und war das Siegel unversehrt, ist ein Zugriff während des Transports praktisch ausgeschlossen — womit die Ursache eindeutig vor der Verladung liegt.

Fristen laufen sofort

Für Transportschäden und Fehlmengen gelten kurze Anzeigefristen, und sie beginnen mit der Ablieferung, nicht mit dem Abschluss Ihrer internen Prüfung.

Deshalb ist die Reihenfolge: erst einen Vorbehalt erklären, dann prüfen. Ein Vorbehalt gegenüber dem Frachtführer bei der Annahme kostet nichts und erhält Ihre Ansprüche. Er lässt sich zurücknehmen, wenn sich die Differenz aufklärt.

Umgekehrt ist eine Klärung ohne Vorbehalt riskant: Ergibt sie nach zwei Wochen einen echten Transportschaden, ist die Frist verstrichen, und die Diskussion verlagert sich auf die Frage, warum nicht früher gemeldet wurde.

Wie die Meldung aussehen sollte

Eine Meldung, die einen Vorwurf enthält, erzeugt eine Verteidigung. Eine, die Daten enthält, erzeugt eine Prüfung.

Nützlich ist die sachliche Form: Positionsnummer aus der Bestellung, Menge laut Packliste, Menge tatsächlich vorhanden, Kolli-Nummer, Zustand der Verpackung, Siegelnummer, Fotos, und die Angabe, welche Prüfschritte bereits erfolgt sind.

Der letzte Punkt verkürzt den Vorgang erheblich. Wenn Sie mitteilen, dass Gewicht und Siegel geprüft und die Verpackung durchsucht wurde, entfallen genau die Rückfragen, mit denen der Lieferant sonst beginnt.

Wenn die Differenz bleibt

Bestätigt sich ein Fehlbestand, ist die nächste Frage nicht die Schuld, sondern die Wiederbeschaffung — und beide Themen sollten getrennt behandelt werden.

Praktisch heißt das, parallel zu arbeiten: die Nachlieferung anstoßen, damit die Montage weitergeht, und die Klärung der Verantwortung in einem eigenen Vorgang führen. Wer beides koppelt, wartet auf die Nachlieferung, bis die Haftungsfrage entschieden ist.

Wo eine Transportversicherung besteht, ist sie frühzeitig einzubeziehen. Versicherer haben eigene Anforderungen an die Dokumentation, und diese lassen sich nur erfüllen, solange die Ware und die Verpackung unverändert vorliegen.

Wenn alles stimmt und trotzdem nichts passt

Es gibt den Fall, in dem die Zählung aufgeht, die Papiere übereinstimmen und die Lieferung dennoch unbrauchbar ist: Es ist vollständig, aber es ist nicht das Bestellte.

Typisch dafür ist eine Substitution, die der Hersteller in gutem Glauben vorgenommen hat — ein gleichwertiger Werkstoff, eine Nachfolgetype, ein anderes Zubehörfabrikat. Auf der Packliste steht die Position mit der Bestellbezeichnung, und die Abweichung ist erst am Bauteil selbst sichtbar.

Solche Fälle fallen durch jede Mengenprüfung, weil sie keine Mengenfrage sind. Sie werden nur gefunden, wenn beim Wareneingang auch Typenschilder und Werkstoffkennzeichnungen gegen die Bestellung geprüft werden — und sie werden vermieden, wenn in der Bestellung steht, dass Substitutionen der vorherigen Zustimmung bedürfen. Wenn Sie einen solchen Fall vorliegen haben, sehen wir uns an, in welche der Kategorien er fällt — Beschaffungsgespräch. Zur Kennzeichnung selbst siehe Werkstoffzeugnis.